Een modern workplace engineer richt de digitale werkplek van medewerkers in en houdt die werkend en veilig. Het gaat om laptops, Microsoft 365, toegang tot applicaties, updates en beveiliging. Bij organisaties met 100 tot 500 gebruikers zijn dat veel onderdelen die op elkaar moeten aansluiten. Toch is vaak niet duidelijk belegd wie daar verantwoordelijk voor is. Hieronder leggen we uit wat de rol inhoudt, waar de beperkingen zitten en wat het je kost.
Wat is een modern workplace engineer?
Een modern workplace engineer is een specialist in IT die de digitale werkplek ontwerpt, inricht en beheert. Met “modern” bedoelen we een werkplek die niet aan één kantoor vastzit. Medewerkers werken thuis, op kantoor en onderweg, op verschillende apparaten. De engineer zorgt dat ze overal veilig bij hun applicaties en bestanden kunnen.
De rol verschilt van die van een servicedeskmedewerker. De servicedesk lost meldingen van gebruikers op. De engineer richt de omgeving zo in dat er minder meldingen komen. Een voorbeeld: als elke nieuwe laptop handmatig wordt ingesteld, stelt de servicedesk steeds dezelfde vragen aan nieuwe collega’s. De engineer maakt één standaardinrichting en rolt die voor iedereen uit.
In de praktijk werkt een modern workplace engineer vooral met technologie van Microsoft, zoals Microsoft 365, Intune, Entra ID en Teams. Dat past bij de meeste organisaties in het MKB die hybride werken.
Welke taken voert een modern workplace engineer uit?
De taken vallen grofweg uiteen in vijf onderdelen. Samen zorgen ze dat een medewerker op dag één kan werken en dat de omgeving veilig blijft.
Apparaten uitrollen en beheren is het eerste onderdeel. De engineer stelt in Intune in hoe een laptop wordt geconfigureerd. Een nieuwe medewerker pakt het apparaat uit, logt in en vindt de juiste apps en instellingen al klaar. Ook het vervangen van oude hardware valt hieronder.
Het tweede onderdeel is toegang en identiteit. De engineer beheert accounts in Entra ID en stelt multifactor authenticatie in. Hij kan ook regels instellen, bijvoorbeeld dat het systeem van HR alleen bereikbaar is vanaf een beheerd apparaat. Zo blijft gevoelige data beter afgeschermd.
Derde is het inrichten van Microsoft 365. Denk aan Teams, SharePoint en OneDrive, inclusief de juiste rechten en licenties. Een slecht ingerichte omgeving in SharePoint leidt tot losse mappen en onduidelijke versies. De engineer bepaalt de structuur en legt die vast.
Het vierde onderdeel is updates en patches. Updates gaan eerst naar een kleine testgroep en daarna naar alle gebruikers. Dat voorkomt dat een update op alle laptops tegelijk problemen geeft.
Het vijfde onderdeel is beveiliging op de werkplek. Denk aan endpointbeveiliging met Defender en beleid voor versleuteling en schermvergrendeling. Dit sluit aan op je beleid voor security en compliance, bijvoorbeeld voor NIS2 of ISO 27001. De engineer zorgt dat de maatregelen op de apparaten ook echt actief zijn.
Hoe verschilt een modern workplace engineer van andere IT rollen?
De grenzen tussen rollen binnen IT lopen in kleinere organisaties door elkaar. Toch is het nuttig om te weten waar de kern van elke rol ligt. Het helpt bij het opstellen van een vacature of bij het beoordelen van een aanbod van een IT partner.
| Rol | Waar ligt de focus | Voorbeeld van een taak |
|---|---|---|
| Modern workplace engineer | De werkplek van medewerkers | Laptops en toegang inrichten via Intune en Entra ID |
| Cloud engineer | Cloudomgeving en infrastructuur | Een omgeving in Azure inrichten voor applicaties |
| Systeembeheerder | Servers en netwerk | Servers bewaken en onderhouden |
| Servicedeskmedewerker | Meldingen van gebruikers | Een storing verhelpen of een wachtwoord resetten |
Er is overlap. Een cloud engineer en een modern workplace engineer werken allebei met Azure en Entra ID. Het verschil zit in het doel. De cloud engineer richt zich op de omgeving waarin applicaties draaien. De modern workplace engineer richt zich op de manier waarop medewerkers daar toegang toe krijgen en ermee werken.
Een goede engineer begrijpt ook het werk van de gebruiker. In een productiebedrijf heeft een planner andere eisen aan een werkplek dan een medewerker op kantoor. Dat verschil moet terug te zien zijn in de inrichting.
Wat zijn de nadelen en risico’s van een eigen engineer?
Een eigen engineer heeft voordelen, zoals kennis van je organisatie en korte lijnen. Er zijn ook nadelen waar je eerlijk naar moet kijken voordat je een vacature opent.
Het eerste risico is afhankelijkheid van één persoon. Bij ziekte, vakantie of vertrek ligt veel kennis plotseling stil. Zonder goede documentatie is een opvolger weken bezig om de omgeving te begrijpen.
Het tweede punt is de breedte van het vakgebied. Eén engineer kan zelden alles op topniveau: apparaten, identiteit, Microsoft 365 en beveiliging. Microsoft past bovendien regelmatig functies en licenties aan. Bijblijven kost structureel tijd en opleidingsbudget.
Ten derde schiet verbetering er vaak bij in. Als de engineer het grootste deel van de week meldingen afhandelt, komt er weinig tijd over voor structurele verbeteringen. De omgeving blijft dan werken, maar wordt niet beter.
Tot slot is techniek alleen niet genoeg. Als medewerkers nieuwe functies niet gebruiken of omzeilen, levert de inrichting weinig op. Daarom hoort er aandacht bij voor adoptie en change management, zodat medewerkers de nieuwe werkplek ook echt gaan gebruiken.
Wat kost een modern workplace engineer en wanneer besteed je het uit?
Er is geen vast bedrag, want de kosten hangen af van een aantal factoren. Het aantal gebruikers en apparaten telt mee. Ook de mate van standaardisatie speelt een rol, net als de beveiligingseisen en de vraag of je ondersteuning buiten kantoortijden nodig hebt.
Bij een eigen engineer betaal je het salaris en de werkgeverslasten. Daarbovenop komen opleidingen, tooling en vervanging bij afwezigheid. Voor een organisatie van 100 tot 500 gebruikers is er vaak genoeg werk voor één persoon, maar niet altijd voor een volledig team. Dan blijft er een kwetsbare situatie over.
Bij uitbesteden betaal je meestal een vast bedrag per gebruiker per maand. Je weet dan vooraf wat het kost en je hebt geen last van vervanging bij afwezigheid. SPS Modern Workplace werkt zo. Het is een werkplekoplossing voor hybride werken op basis van Microsoft 365 en Azure, tegen een vaste prijs per gebruiker per maand. Dat past bij de verschuiving van Capex naar Opex: je betaalt naar gebruik zonder grote investering vooraf. Binnen SPS Modern Workplace zit onder meer:
- persoonlijke licenties voor Microsoft 365
- authenticatieoplossingen
- services voor patches en updates
- een servicedesk via Resolve & Dispatch
- hardware refresh en support
Een eigen engineer is logisch als je veel maatwerk nodig hebt en het werk de hele week vult. Uitbesteden past beter als de werklast wisselt of als je continuïteit belangrijker vindt dan directe aanwezigheid. Ook een combinatie is mogelijk. Je eigen IT manager houdt dan de regie en een partner levert de capaciteit voor engineering. De bredere dienstverlening van SPS op het gebied van managed services sluit daar bij aan.
Hoe bepaal je wat bij jouw organisatie past?
Begin met een inventarisatie van wat er nu is. Hoeveel apparaten en gebruikers zijn er? Hoe worden updates uitgerold? Wie beheert toegang en licenties, en wat gebeurt er als die persoon een week afwezig is? Met die antwoorden zie je snel waar het risico zit.
Kijk daarna naar de werklast. Is er structureel werk voor een volledige functie, of gaat het vooral om piekmomenten, zoals een uitrol of een migratie? Piekwerk is vaak goedkoper en betrouwbaarder uit te besteden.
Weeg tot slot de continuïteit mee. Zorgt één uitgevallen persoon voor stilstand? Dan is een model met meerdere specialisten veiliger. SPS levert werkplekken op basis van Microsoft als SPS Modern Workplace en heeft de status van Microsoft Solutions Partner voor Modern Work. Wil je weten welke inrichting bij jouw aantal gebruikers past, dan denken we graag met je mee.
Veelgestelde vragen over wat is een modern workplace engineer en wat doet die
Welke opleiding heeft een modern workplace engineer nodig?
Er is geen vaste opleiding. Veel engineers hebben een ICT opleiding op mbo of hbo niveau en vullen die aan met certificeringen van Microsoft. Praktijkervaring met Microsoft 365, Intune en Entra ID weegt vaak zwaarder dan een diploma. Daarnaast hoort kennis van beveiliging bij de rol.
Heeft een MKB organisatie een eigen modern workplace engineer nodig?
Dat hangt af van het aantal gebruikers, de hoeveelheid maatwerk en de eisen aan beschikbaarheid. Voor veel organisaties met 100 tot 500 gebruikers is er werk voor één engineer, maar dat maakt je afhankelijk van één persoon. Uitbesteden of een combinatie met een IT partner geeft meer zekerheid bij afwezigheid.
Wanneer is het tijd om een modern workplace engineer in te schakelen?
Dat is het geval als de werkplek meer tijd kost dan je kunt missen. Voorbeelden zijn laptops die handmatig worden ingesteld, updates die niet gepland verlopen en onduidelijke toegangsrechten. Ook bij een overstap naar hybride werken of Microsoft 365 is specialistische kennis nodig om het goed in te richten.
perts
