Veel organisaties stappen over op managed services met de verwachting dat het geld bespaart. Maar na een jaar vraagt de directie: wat heeft het ons eigenlijk opgeleverd? Die vraag is terecht en het antwoord is niet altijd eenvoudig te geven. Zeker niet als je vooraf geen nulmeting hebt gedaan.
Geld besparen met managed services is realistisch, maar alleen aantoonbaar als je weet waar je op meet. Dit artikel laat zien hoe je dat aanpakt, welke cijfers er toe doen en hoe je een eerlijk beeld krijgt van de werkelijke waarde.
Begin met een nulmeting voordat je iets verandert
Je kunt geen besparing meten zonder een startpunt. Een nulmeting legt vast wat IT jouw organisatie nu kost. Dat klinkt eenvoudig, maar de meeste organisaties hebben dat overzicht niet. Interne uren, licentiekosten, downtime, externe inhuur en productiviteitsverlies zijn vaak verspreid over meerdere afdelingen en budgetten.
Begin met het in kaart brengen van alle directe IT-kosten. Denk aan salarissen van interne IT-medewerkers, hardware, softwarelicenties en onderhoudscontracten. Tel daar de indirecte kosten bij op, zoals uren die medewerkers kwijtraken aan technische problemen of systemen die traag zijn. SPS helpt organisaties bij het opstellen van zo’n overzicht als eerste stap in een beheerd IT-traject.
Een productiebedrijf in de maakindustrie ontdekte bij zo’n nulmeting dat medewerkers gemiddeld vijfenveertig minuten per week verloren aan IT-gerelateerde verstoringen. Vermenigvuldig dat met tachtig medewerkers en je hebt een aanzienlijk bedrag dat nooit eerder als kostenpost zichtbaar was.
Definieer welke kosten je wilt terugdringen
Managed services kunnen op verschillende manieren geld besparen. Maar niet elke besparing is voor elke organisatie even relevant. Maak daarom vooraf keuzes over wat je wilt meten en wat het zwaarste weegt in jouw situatie.
De meest voorkomende besparingen zitten in drie categorieën. De eerste is personeelskosten: minder behoefte aan dure interne specialisten of externe inhuur. De tweede is downtime: minder uitval betekent minder productiviteitsverlies. De derde is licentie-optimalisatie: veel organisaties betalen voor software die ze nauwelijks gebruiken.
Kies twee of drie concrete doelstellingen voordat je start. Dat maakt meten achteraf een stuk eerlijker. Als jij alleen kosten wilt besparen op externe inhuur, heeft het weinig zin om uitsluitend naar licentiekosten te kijken.
Gebruik KPI’s die aansluiten bij jouw bedrijfsdoelen
Een KPI is een meetbare indicator die laat zien of je op koers ligt. Voor managed services zijn er specifieke KPI’s die de financiële impact inzichtelijk maken.
Gemiddelde hersteltijd bij storingen
Het aantal incidenten per maand
De beschikbaarheid van systemen uitgedrukt in een percentage
De kosten per gebruiker per maand
Die laatste is bijzonder nuttig. Als jij nu 180 euro per gebruiker per maand betaalt aan IT en dat na een jaar managed services gedaald is naar 130 euro, dan is de besparing direct zichtbaar. SPS rapporteert standaard op dit soort KPI’s zodat jij altijd een actueel beeld hebt van de waarde van de samenwerking.
Een logistiek bedrijf met honderdtwintig medewerkers gebruikte de kosten per gebruiker als primaire KPI. Na anderhalf jaar managed services via SPS daalde die van 195 euro naar 145 euro per maand. Op jaarbasis leverde dat een besparing op van meer dan zeventigduizend euro.
Bereken de waarde van minder downtime
Downtime is een van de meest onderschatte kostenposten in IT. Als systemen uitvallen, staan medewerkers stil. Bestellingen worden niet verwerkt, klanten worden niet geholpen en deadlines worden gemist. De financiële impact is direct, maar wordt zelden structureel bijgehouden.
Bereken wat een uur downtime jouw organisatie kost. Dat doe je door de gemiddelde omzet per uur te combineren met de personeelskosten van de medewerkers die niet kunnen werken. Voor een middelgroot bedrijf loopt dat snel op naar duizend euro per uur of meer. Als managed services het aantal storingen per jaar terugbrengt van twaalf naar twee, dan is de besparing concreet te berekenen.
Proactief beheer is hierbij het sleutelwoord. Een MSP zoals SPS monitort systemen continu en lost problemen op voordat ze uitval veroorzaken. Jij merkt niets, want de storing bereikt je nooit. Dat is precies de waarde die moeilijk zichtbaar is, maar groot is.
Houd rekening met verborgen kosten die verdwijnen
Naast de zichtbare kostenposten zijn er verborgen kosten die verdwijnen bij goed managed servicebeheer. Die zijn lastiger te meten, maar verdienen zeker een plek in jouw berekening.
Denk aan de tijd die leidinggevenden kwijtraken aan IT-gerelateerde beslissingen. Of de uren die HR besteedt aan het regelen van toegang voor nieuwe medewerkers. Een CMDB, een centrale database met alle IT-assets en configuraties, zorgt ervoor dat dit soort processen geautomatiseerd en gestroomlijnd verlopen. Minder handmatig werk betekent minder foutmarges en minder verspilde tijd.
Een accountantskantoor met vijftig medewerkers merkte dat de officemanager gemiddeld vier uur per week kwijt was aan IT-gerelateerde taken. Na implementatie van managed services via SPS daalde dat naar minder dan een uur. Dat scheelde jaarlijks meer dan honderdvijftig uur aan intern werk.
Maak de vergelijking na twaalf maanden
Na een jaar heb je genoeg data om een eerlijke vergelijking te maken. Leg de huidige kosten naast de nulmeting en bereken het verschil. Kijk niet alleen naar de factuur van de managed serviceprovider, maar naar het totaalplaatje. Minder incidenten, minder externe inhuur, lagere licentiekosten en minder productiviteitsverlies tellen allemaal mee.
Een jaarlijkse evaluatie met jouw MSP is daarvoor het juiste moment. SPS plant standaard een periodiek overleg in om de voortgang te bespreken en de dienstverlening bij te sturen. Als de besparing lager uitvalt dan verwacht, liggen daar altijd concrete oorzaken aan ten grondslag die je samen kunt aanpakken.
Besparing meten is geen eenmalige exercitie. Het is een doorlopend proces dat je scherp houdt op de waarde die IT levert aan jouw organisatie.
Grip op waarde begint bij de juiste meetpunten
Managed services besparen geld, maar alleen als je dat van tevoren goed inricht. Een nulmeting, duidelijke KPI’s en een eerlijke vergelijking na twaalf maanden geven jou het inzicht dat je nodig hebt. Zonder die structuur betaal je een factuur zonder te weten wat er tegenover staat.
Wil je weten hoe SPS jouw organisatie helpt bij het inzichtelijk maken van de waarde van managed services? Neem contact op en plan een gesprek.
Veelgestelde vragen over hoe je meet of managed services daadwerkelijk geld besparen voor je organisatie
Hoe lang duurt het voordat managed services financieel renderen?
De meeste organisaties zien de eerste resultaten binnen zes tot twaalf maanden. De exacte doorlooptijd hangt af van de beginsituatie. Als er voor de overstap veel inefficiënties waren, zijn de eerste besparingen snel zichtbaar. Organisaties met al een relatief goede IT-omgeving merken de winst meer in stabiliteit en preventie dan in directe kostenreductie.
Wat als de kosten van managed services hoger zijn dan ik nu betaal?
Dan is het zaak om verder te kijken dan de factuur. Managed services vervangen niet alleen de IT-kosten die je al maakt, maar voorkomen ook kosten die je nog niet hebt gehad. Eén grootschalige cyberaanval of een week downtime kan meer kosten dan een heel jaar managed services. Bereken de totale kosten inclusief risico, niet alleen de maandelijkse uitvoeringskosten.
Welke rapportages moet ik van mijn MSP verwachten?
Een goede MSP rapporteert minimaal maandelijks over het aantal incidenten, de gemiddelde hersteltijd, de systeembeschikbaarheid en de ontwikkeling van de kosten per gebruiker. SPS levert standaard een helder maandrapport dat jij zonder technische achtergrond kunt lezen. Zo houd jij altijd grip op wat de samenwerking oplevert.
perts
