Hoe creëert u rust op de werkvloer?

Dat de digitale transformatie in volle gang is, hebben IT-managers inmiddels wel door. Ook weten zij dat dit veel kansen biedt, maar ook veel uitdagingen met zich meebrengt. Want zo makkelijk is het allemaal niet.

Aan de ene kant is innovatie belangrijk en aan de andere kant moet hierdoor de stabiliteit binnen de afdeling niet in het geding komen. Alle innovaties moeten worden gebouwd op een gefundeerde ondergrond. In het Bimodal IT-concept van Gartner wordt dit ‘mode 1’ genoemd. De fase waarin ‘rust’ wordt gecreëerd. Maar hoe pakt u dit aan? Linda Verweij, COO bij SPS, geeft advies.

Onruststoker

Factoren die de weg versperren in het vernieuwingstraject zijn ‘onruststokers’. Met onruststokers bedoel ik negatieve invloeden vanuit de business en het optreden van gebeurtenissen uit een risico, zoals bijvoorbeeld het opstappen van een IT-medewerker met cruciale kennis. Er moet grip komen op deze onruststokers, meer in het bijzonder de risico’s. Deze grip ontstaat wanneer er adequaat regie wordt gevoerd, waarbij onder andere inzicht voor nodig is in het functioneren van de bedrijfsprocessen, het gedrag van de IT-infrastructuur, de samenhang van de IT-infrastructuur, de gebruikerservaring, de kosten en het personeel. Op dit laatste punt ga ik in dit blog wat dieper in,” aldus Verweij.

Workloadplanning

Er valt veel aan ‘rust’ te winnen rondom de planning van personeel met de inzet van een goed systeem. Verweij: “IT-beheer bestaat uit twee typen workloads: planbare en niet-planbare taken. Hoe meer planbare werkzaamheden, maar ook hoe beter die twee workloads op elkaar en op de beschikbare medewerkers worden afgestemd, hoe efficiënter. Door de skills van medewerkers en workflows voor processen vast te leggen in IT-beheersoftware kunnen workloads worden verdeeld over de beschikbare medewerkers. Hierbij wordt automatisch rekening gehouden met de bestaande workload en de specifieke kennis en ervaring van de inzetbare medewerkers. Moet er onverwacht een spoedhandeling plaatsvinden? Dan maakt de beheersoftware een nieuwe planning rekening houdend met de SLA. Workloadplanning geeft rust binnen het IT-beheer, laat de taken op tijd verrichten door de juiste medewerker en haalt de inefficiëntie uit werkzaamheden.”

Kennis borgen

Om grip te behouden, is het essentieel dat er tijd wordt gemaakt om nieuwe technologieën en werkwijzen eigen te maken. Om deze nieuwe kennis te borgen, is het van belang dat de informatie niet enkel in het hoofd wordt opgeslagen, maar ook in een systeem wordt gezet waar iedere medewerker bij kan. “Hiervoor biedt een kennisbank uitkomst. De kennisbank kan actueel worden gehouden door integratie met externe kennisbanken en door vast te leggen welke werkzaamheden zijn verricht en met welk resultaat. Zo kan in het geval van een incident meteen worden geanalyseerd of dit al een keer eerder is voorgekomen, welke mogelijke oplossingen er zijn, hoe deze toen is opgelost en hoe succesvol die oplossing was.

Met workloadplanning en kennisborging draagt u als IT-manager bij aan de ‘oase van rust’ op de afdeling. U krijgt meer grip op de stabiliteit van de IT-omgeving en de efficiëntie van het IT-beheer en u maakt ruimte voor de implementatie van innovaties.”