Office 365® geïmplementeerd en nu?
Alles naar de cloud, alles SaaS, alle zorgen zijn voorbij. Helaas komen wij in de praktijk vaak tegen dat het beheer na een Office 365-migratie onderschat wordt. Nadat de eindgebruikers gewend zijn aan de nieuwe interface komen de klachten over performance of niet bereikbaarheid van Office 365. Waar de IT afdeling in het verleden nog zelf onderzoek uitvoert, is dat bij SaaS-producten een stuk lastiger. Met het uitbesteden van de officeomgeving heeft uw organisatie een zorg minder, de beschikbaarheid wordt nu geregeld door Microsoft, maar dit ontslaat u niet van de verantwoordelijkheid. Daarnaast geeft Microsoft geen inzicht in de performance van de diverse services.
De rol van de IT afdeling is met een SaaS alles behalve uitgespeeld. Denk aan het ervoor zorgen dat de dienst altijd goed draait, gebruikers op de hoogte stellen van ontwikkelingen binnen de SaaS-dienst en gebruikers informeren als er downtime is. Hoe handel je als IT afdeling preventief als de organisatie Office 365 gebruikt? Hoe weet je direct dat de Office 365 gebruikers problemen hebben? En wat kan je dan doen?
Over het algemeen lopen organisaties, die zijn overgestapt op Office 365, tegen twee belangrijke issues aan: performance en downtime.
Als de performance van Office 365 tegenvalt
Dan begint het probleem, waar moet je kijken? Zit het in het interne netwerk, de internetverbinding, de lokale machine of is de SaaS gewoon langzaam? Als na veel onderzoek duidelijk is dat het wel aan de SaaS dienst moet liggen, is de performance weer fantastisch als contact wordt opgenomen met Microsoft. Nodig is het objectieve bewijs dat de performance niet goed was. Even belangrijk is dat zichtbaar is dat de performance vermindert voordat de eindgebruiker het meldt.
Office 365 – Downtime hoort erbij?
Office 365 kent ook downtime, gepland en ongepland, maar hoe kom je daar achter?
Gepland onderhoud en wijzigingen in het gebruik van Office 365 worden door Microsoft gemeld met berichten. Het is aan de IT afdeling om deze berichten te vertalen naar de juiste acties en op tijd de gebruikers op de hoogte te stellen.
Bij ongeplande downtime zijn veelal de meldingen van Microsoft niet meer beschikbaar. Als IT afdeling wil je niet verrast worden door de eindgebruikers maar in control blijven en de eindgebruikers tijdig informeren. Hoe dan, als de berichtgeving van Microsoft ontbreekt?
Gensys Office 365 Monitoring
Gensys Office 365 Monitoring monitort de beschikbaarheid en performance van verschillende online services zoals Exchange (calendar, users en mail), OneDrive, Teams, SharePoint, etc. Zo worden servicemeldingen, bijvoorbeeld een bericht wanneer er onderhoud wordt gepleegd, vertaalt en opgenomen in de eventmonitoring van Gensys. Ook controleert de monitoring de performance van de online services door bijvoorbeeld de responsetijd van een nieuwe e-mail naar een geadresseerde te meten.
Integratie met end-to-end monitoring
Combinaties van Office 365 services met on premises of andere cloud applicaties, zijn geen uitzondering meer. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van Office 365 services door andere applicaties, zoals het automatisch versturen van e-mails of het opnemen van documenten in SharePoint. Om echt in control te zijn, moet de hele keten worden gemonitord. End-tot-end monitoring is mogelijk door in de Active CMDB de Office 365 online services op te nemen in de ketens van IT-services. De gevolgen voor de hele IT-service van het uitvallen of minder presteren van een Office 365 service, zijn dan zichtbaar. Bewaking van de IT-services door SLAs is mogelijk, waardoor u uw integrale verantwoordelijkheid weer kunt nemen.
