Waarom verwerken wij die persoonsgegevens?
Zoals hierna wordt toegelicht verwerken wij sommige gegevens voor het uitvoeren van een wettelijke plicht, sommige voor het uitvoeren van een overeenkomst en de meeste voor het uitvoeren van het gerechtvaardigd belang van SP, samengevat: de tevredenheid van onze klanten en de uitbreiding van onze klantenkring. Wilt u meer weten over de afweging die wij bij het gerechtvaardigd belang maken, neem dan contact met ons op. Wij leggen het graag aan u uit.
Wij kunnen u benaderen via verschillende kanalen, zoals telefoon, post, e-mail, social media platforms en messaging apps (bijv. WhatsApp). Om dat mogelijk te maken verwerken wij ook persoonsgegevens.
Meer in detail verwerken wij persoonsgegevens voor de volgende doelen:
Wettelijke verplichtingen
Een deel van onze verwerkingen is wettelijk verplicht. Hierbij gaat het vooral om persoonsgegevens die nodig zijn om aan onze belastingplicht te voldoen.
Uitvoeren overeenkomst
Voor het uitvoeren van overeenkomsten (bijvoorbeeld: het verstrekken van een licentie op Gensys, het uitvoeren van een beheerdienst of consultancy-opdracht) houden wij bij met welke organisaties wij de overeenkomst hebben afgesloten met daarbij de relevante contactpersonen. Van contactpersonen houden we verschillende persoonsgegevens bij om onze productleveringen en diensten zo optimaal mogelijk uit te voeren. Zo houden we contactdetails bij om u te kunnen bereiken, interessegebieden om u zo goed mogelijk van informatie te kunnen voorzien, en deelnamedetails om onze bijeenkomsten/evenementen zo goed mogelijk te plannen en uit te voeren.
Marketingactiviteiten uitvoeren
Wij houden u graag op de hoogte. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, evenementen, bijeenkomsten, aanbiedingen op onze websites die op maat zijn gemaakt voor u. Of met gepersonaliseerde advertenties op sites van andere partijen en via de social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.
Wij verzamelen bijvoorbeeld welke webpagina’s u op onze sites bezoekt en uw klikgedrag op artikelen in onze nieuwsbrief. Wij analyseren dit gedrag. Zo kunnen wij ontdekken waar uw belangstelling naar uitgaat en hierop onze communicatie naar u afstemmen.
Ook maken we van contactpersonen met dezelfde eigenschappen of gedrag verschillende groepen (profielen). Daar kunnen we dan op inspelen met onze dienstverlening en producten. Ook gebruiken wij deze profilering voor onze marketingacties.
Wij kunnen de door ons vastgelegde gegevens combineren met persoonsgegevens en algemene gegevens van andere bronnen (bijv. algemene beschikbare of van commerciële organisaties aangekochte databestanden met persoonsgegevens).
Nieuwsbrieven en mailings
U kunt zich bij ons aanmelden voor de periodieke nieuwsbrief en andere e-mailings. Bent u werkzaam bij een van onze klanten dan ontvangt u onze nieuwsbrief en e-mailings automatisch, tenzij u zich heeft uitgeschreven. Want, als u geen nieuwsbrieven of e-mailings meer wil ontvangen, dan kunt u zich via een link in elke nieuwsbrief of e-mailing uitschrijven. De abonneebestanden van nieuwsbrieven en e-mailings worden niet aan derden verstrekt.
Evenementen en bijeenkomsten
Regelmatig nodigen wij personen uit om deel te nemen aan een evenement of bijeenkomst. Vrijwel altijd gebeurt dat via een e-mailing, soms via de normale post. Na de eerste uitnodiging kunnen er nog ‘reminders’ verstuurd worden en/of wij nemen telefonisch contact op. Om u alleen uit te nodigen voor relevante evenementen en bijeenkomsten en om het uitnodigingsproces goed te laten verlopen, registreren wij persoonsgegevens.
Marketingcampagnes
Voor marketingcampagnes naar een groep (bijvoorbeeld voor een product- of dienstaanbod of evenement) verwerken we ook persoonsgegevens. Dit doen we om op de juiste plekken de voor u meest relevante communicatie-uiting te doen.
Ook maken wij voor marketingcampagnes gebruik van ‘aangepaste doelgroepen’ via social media platforms. Dit doen wij via Facebook, LinkedIn, Instagram, TikTok en Youtube. Op deze platforms kunnen (gepersonaliseerde) advertenties worden getoond. Wij geven hiervoor geen persoonsgegevens door aan die derde partijen, tenzij u daar ondubbelzinnige toestemming voor hebt gegeven via een invulformulier.
Wij maken gebruik van ‘retargeting’. Retargeting betekent dat u een gerichte marketinguiting te zien kunt krijgen op websites die aangesloten zijn bij bijv. het Google Display Network en op het Youtube platform. Die marketinguiting is gebaseerd op uw SPS-websitegedrag.
Als u niet wilt dat via deze platforms advertenties worden getoond dan kunt u dat aangeven door de betreffende cookie uit te zetten. Zie hiervoor de paragraaf ‘Welke cookies worden gebruikt en hoe ermee om te gaan?’
Let op: het kan zo zijn dat u daarna nog steeds SPS-advertenties te zien krijgt wanneer u valt in een algemene doelgroep waar wij onze advertentie op richten.
Verkoopactiviteiten
SPS is een commercieel bedrijf en werft nieuwe klanten. Om gedurende het wervingstraject contact met u te kunnen onderhouden over de voor u relevante onderwerpen, verwerken wij contactdetails, contactgeschiedenis (datum, inhoud van het contact) en interessegebieden.
Ter ondersteuning van het werven van klanten bieden wij onze websitebezoekers en social media gebruikers de mogelijkheid om documenten te downloaden, een contactverzoek in te dienen of een productdemonstratie aan te vragen. Hierbij verzamelen wij een beperkt aantal persoonsgegevens, veelal voldoende om met u contact op te nemen. Voor een productdemonstratie zullen wij contact opnemen om o.a. de wensen, inhoud en datum te bespreken. Voor een download kunnen wij contact met u zoeken om met u te praten in hoeverre de inhoud van het document voor u van waarde is/was. Wij vinden dit contact belangrijk en gerechtvaardigd omdat SPS alleen waardevolle documenten wil produceren voor haar doelgroep. Wij zijn daardoor effectiever met onze communicatie en u ontvangt waardevolle informatie.
Een download kan ook tot gevolg hebben dat wij u, voor of nu het hiervoor genoemde contact, additionele informatie sturen via e-mail of via de normale post.
Verbetering dienstverlening
Voor de verbetering van onze dienstverlening en om nieuwe diensten te ontwikkelen houden wij ook persoonsgegevens bij. Bijvoorbeeld het klikgedrag op de websites om te analyseren welke onderwerpen uw interesse hebben, welke artikelen het meest gelezen worden en ‘open rates’ om te zien of onze nieuwsbrieven relevant zijn.
Voor het analyseren kunnen we gegevens bundelen op een bepaald abstractieniveau, versleutelen of anoniem maken.
Periodiek vragen wij onze klanten gedetailleerd naar de klanttevredenheid. Uw persoonsgegevens gebruiken wij om de juiste functionaris te selecteren om de vragenlijst toe te sturen.
Sollicitaties
Solliciteert u op een specifieke functie of doet u een open sollicitatie, dan registreren wij persoonsgegevens, zoals voornaam, achternaam, telefoonnummer, e-mailadres. Tijdens de sollicitatieprocedure kunnen wij vragen om uw Curriculum Vitae (CV) en motivatiebrief aan ons te verstrekken. Op een CV en motivatiebrief staan zeer waarschijnlijk ook persoonsgegevens door uzelf aan ons openbaar gemaakt. Alle persoonsgegevens die voorafgaand aan en tijdens een sollicitatieprocedure aan ons worden verstrekt noemen wij ‘sollicitatiegegevens’. Uw sollicitatiegegevens worden alleen verstrekt aan SPS-medewerkers die direct betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure.
Geef vooral geen gevoelige informatie zoals ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze/filosofische overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid en seksuele geaardheid. Wij zullen nooit om die gegevens vragen.
Uw sollicitatiegegevens worden gebruikt om uw sollicitatie te beoordelen. Wij zullen deze gegevens ook gebruiken om te antwoorden op uw sollicitatie en om u uit te nodigen voor een gesprek als uw profiel past bij een vacature.
We raadplegen relevante social media om kennis, ervaring en competenties na te gaan. Denk hierbij aan LinkedIn of Twitter.
